Privacyverklaring

Wie we zijn

ClinicBase is een product van smartflux (eenmanszaak), Mondriaan 11, 2681 MJ Monster, KvK 42135166. Voor vragen of verzoeken over privacy: hallo@clinicbase.nl.

Twee rollen

• Verwerkingsverantwoordelijke voor de website, berichten die u ons stuurt, en de accounts van klinieken en hun medewerkers.
• Verwerker voor de gegevens die een kliniek in ClinicBase bijhoudt over haar cliënten: afspraken, cliëntkaarten, notities en facturen. De kliniek is daarvoor verantwoordelijk; onze verwerkersovereenkomst is van toepassing.

Heeft u een afspraak geboekt bij een kliniek?

Dan beslist die kliniek over uw gegevens, en geldt haar privacyverklaring. Wilt u uw gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, neem dan contact op met de kliniek; wij helpen haar daarbij. Bij het boeken verwerken we namens de kliniek de gegevens die u invult (naam, e-mailadres, telefoonnummer en, bij een medische behandeling, geboortedatum en verzekeraar) en de afspraak zelf. De link om uw afspraak te beheren werkt tot 90 dagen na de afspraak. Tegen misbruik tellen we boekingen per bezoeker onder een niet-terug-te-rekenen hash van het IP-adres, nooit het adres zelf; die tellers worden binnen twee dagen automatisch verwijderd.

Bezoekers van de website

De website gebruikt geen cookies, geen analytics en geen tracking. Onze hostingpartij (Google) verwerkt technische gegevens zoals uw IP-adres om de pagina's af te leveren en te beveiligen. Stuurt u ons een e-mail, dan gebruiken we uw gegevens om te antwoorden en een demo te plannen (gerechtvaardigd belang, of stappen vóór een overeenkomst). We bewaren die berichten zolang nodig, en hooguit twee jaar als er geen overeenkomst volgt.

De chat op de website

De chat start pas als u hem opent. Uw berichten gaan naar onze AI-leverancier Anthropic (Verenigde Staten) om het antwoord te maken; Anthropic gebruikt ze niet om modellen te trainen. Wij bewaren het gesprek niet: het staat alleen in uw browser zolang de pagina open is. Tegen misbruik tellen we berichten per bezoeker onder een niet-terug-te-rekenen hash van het IP-adres, nooit het adres zelf; die tellers worden binnen twee dagen automatisch verwijderd. Deel in de chat geen gezondheidsgegevens.

Klinieken en hun medewerkers

• Account: naam, e-mailadres en een wachtwoord dat alleen als hash wordt bewaard. Nodig om de overeenkomst uit te voeren.
• Praktijkgegevens: naam, adres, telefoonnummer, AGB-codes, betaalgegevens en andere instellingen die op facturen, e-mails en de boekingspagina komen.
• Gebruik: technische logs (bijvoorbeeld foutmeldingen) en tellers voor de AI-functies, om de dienst werkend te houden, kosten te begrenzen en misbruik te voorkomen.

Wat we namens klinieken verwerken

Namen en contactgegevens van cliënten, geboortedatum, adres, verzekeraar, polisnummer, verwijzer, het BSN (alleen als de kliniek dat aanzet), afspraken, behandelingen, notities en facturen. Dit zijn voor een deel gezondheidsgegevens. We verwerken ze alleen om de dienst voor de kliniek te leveren, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

Waar gegevens staan en wie ze verwerkt

• Google Cloud / Firebase: database (België en Nederland), bestandsopslag (EU), serverfuncties (België) en hosting. Inloggen (Firebase Authentication) en het netwerk dat de website aflevert zijn wereldwijde diensten van Google en kunnen gegevens buiten de EER verwerken.
• Brevo (Frankrijk): verstuurt de e-mails: bevestigingen, herinneringen, facturen en accountmails. Daarvoor krijgt Brevo het e-mailadres, de naam en de inhoud van de e-mail.
• Anthropic (Verenigde Staten): bij het instellen met AI, voor de tekst van de openbare website van de kliniek (geen gegevens van cliënten), en voor de chat op deze website. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.

Doorgifte buiten de EER valt onder de verwerkersvoorwaarden van de leveranciers, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework.

Hoe lang we bewaren

• Gegevens van cliënten, afspraken en facturen bewaren we zolang de kliniek ze in ClinicBase houdt. De kliniek bepaalt de bewaartermijn (bijvoorbeeld twintig jaar voor het medisch dossier onder de WGBO, zeven jaar voor facturen).
• Meldingen in de app worden na 90 dagen verwijderd, verstuurde e-mails verdwijnen na 30 dagen uit de wachtrij.
• Accounts verwijderen we als de overeenkomst eindigt, nadat de kliniek haar gegevens heeft kunnen exporteren.
• Back-ups van de database worden veertien weken bewaard en daarna automatisch verwijderd.

Beveiliging

Gegevens zijn versleuteld tijdens transport (TLS) en in opslag. De gegevens van elke kliniek staan apart en alleen haar eigen leden kunnen erbij; dat wordt op de server afgedwongen, niet alleen in de app. Er worden dagelijks back-ups gemaakt. Meer op de pagina Veiligheid en AVG en in de verwerkersovereenkomst.

Uw rechten

U kunt vragen om uw persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken, en om ze in een bruikbaar formaat te ontvangen. Over gegevens die een kliniek bijhoudt, beslist die kliniek; wij helpen haar om te antwoorden. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als wat we doen verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie.