Verwerkersovereenkomst

1. Rollen

De Klant (de kliniek of praktijk) is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar Cliënten en Gebruikers in ClinicBase. smartflux is verwerker. smartflux verwerkt de gegevens alleen in opdracht van de Klant: om ClinicBase te leveren zoals beschreven in de algemene voorwaarden, en volgens de instructies die de Klant in de app geeft of schriftelijk met smartflux afspreekt.

2. Wat wordt verwerkt

• Betrokkenen: Cliënten van de Klant (ook wie online boekt), verwijzers, en medewerkers van de Klant die ClinicBase gebruiken.
• Gegevens: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen, geboortedatum, verzekeraar, polisnummer, verwijzer, het BSN (alleen als de Klant dat aanzet), afspraken, behandelingen, notities en facturen.
• Bijzondere persoonsgegevens: afspraken, behandelingen en notities kunnen gezondheidsgegevens zijn. De Klant zorgt voor een geldige grondslag, zoals de behandelovereenkomst.
• Doel: de agenda, online boeken, e-mails aan Cliënten, facturen en de andere functies van ClinicBase.

3. Geheimhouding en toegang

smartflux houdt de gegevens geheim. De gegevens van elke Klant staan apart; alleen Gebruikers van die Klant kunnen erbij, en dat wordt bij elk verzoek op de server gecontroleerd. De beheerder van ClinicBase ziet in de app geen gegevens van Cliënten. smartflux kijkt alleen in de gegevens van een Klant als dat nodig is voor een vraag of storing die de Klant meldt, of om een beveiligingsincident op te lossen, en niet meer dan daarvoor nodig is.

4. Subverwerkers

De Klant geeft smartflux toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:

• Google Cloud / Firebase: database (België en Nederland), bestandsopslag (EU), serverfuncties (België), hosting en inloggen (Firebase Authentication, een wereldwijde dienst).
• Brevo (Frankrijk): het versturen van e-mails aan Cliënten en Gebruikers.
• Anthropic (Verenigde Staten): alleen voor het instellen met AI, met de tekst van de openbare website van de Klant; geen gegevens van Cliënten.

smartflux meldt een nieuwe subverwerker vooraf aan de Klant, zodat de Klant bezwaar kan maken. smartflux legt subverwerkers ten minste dezelfde plichten op als in deze overeenkomst. Doorgifte buiten de EER valt onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-VS Data Privacy Framework.

5. Beveiliging

• Versleuteling tijdens transport (TLS) en in opslag (beheerd door Google Cloud).
• Scheiding per Klant, afgedwongen in de regels van de database; minimaal tien tekens per wachtwoord; het inlogscherm verraadt niet welke e-mailadressen een account hebben.
• Cliënten hebben geen account; een afspraak wordt beheerd via een persoonlijke link die 90 dagen na de afspraak vervalt.
• Facturen worden nooit overschreven; bestanden kunnen vanuit de browser niet worden vervangen of verwijderd.
• Dagelijkse back-ups, veertien weken bewaard, en herstel naar elk moment in de laatste zeven dagen.
• Sleutels voor e-mail en AI staan in Google Secret Manager, nooit in de code of in de database.
• Limieten tegen misbruik van het boeken, het inloggen en de AI-functies.
• De onderwerpregels van e-mails noemen nooit een behandeling.

6. Datalekken

Bij een inbreuk op de beveiliging die gevolgen heeft voor de gegevens van de Klant, informeert smartflux de Klant zonder onnodige vertraging, en in elk geval binnen 48 uur nadat smartflux ervan weet, met de informatie die de Klant nodig heeft om het lek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.

7. Hulp en controle

smartflux helpt de Klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, export), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en bij vragen van de toezichthouder, en geeft de Klant de informatie die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd.

8. Einde

Bij het einde van de overeenkomst kan de Klant haar gegevens dertig dagen lang exporteren of laten exporteren. Daarna verwijdert smartflux ze; kopieën in back-ups verdwijnen binnen veertien weken. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor haar bewaarplichten, ook na het einde.

9. Aansprakelijkheid

Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst geldt wat in de algemene voorwaarden staat.