Algemene voorwaarden

1. Begrippen

• ClinicBase: de online software voor agenda, online boeken, e-mails en facturen, geleverd door smartflux.
• Klant: de kliniek of praktijk die een account heeft bij ClinicBase.
• Gebruiker: iemand die namens de Klant inlogt.
• Cliënt: een cliënt of patiënt van de Klant, bijvoorbeeld iemand die online een afspraak boekt.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van ClinicBase door een Klant. ClinicBase is bedoeld voor beroepsmatig gebruik; de Klant handelt als bedrijf of beroepsbeoefenaar, niet als consument. Afwijkingen gelden alleen als ze schriftelijk zijn afgesproken.

3. Account

• De Klant maakt zelf een account aan en geeft juiste gegevens op.
• Elk account is persoonlijk. De Klant houdt wachtwoorden geheim, is verantwoordelijk voor wat er met haar accounts gebeurt en meldt vermoed misbruik direct.
• smartflux mag een account tijdelijk blokkeren om de dienst, de Klant of haar Cliënten te beschermen, en laat de Klant dat weten.

4. De dienst

• smartflux spant zich in om ClinicBase goed werkend en bereikbaar te houden, maar garandeert niet dat de dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt. Onderhoud plannen we zo dat het zo min mogelijk stoort.
• smartflux mag ClinicBase verbeteren en wijzigen. Functies waar de Klant op rekent, worden niet zonder aankondiging verwijderd.
• Voorstellen van de AI-functies (bijvoorbeeld behandelingen en prijzen vanaf de website van de Klant) worden pas opgeslagen nadat de Klant ze heeft gecontroleerd. De Klant blijft verantwoordelijk voor wat zij opslaat.

5. Prijzen en betaling

De prijzen zijn de prijzen die bij het afsluiten of in de app worden genoemd. smartflux kondigt een prijswijziging minstens dertig dagen van tevoren aan; de Klant kan dan opzeggen voordat de wijziging ingaat.

6. Verantwoordelijkheden van de Klant

• De Klant mag de gegevens van haar Cliënten verwerken en informeert hen daarover, bijvoorbeeld met een eigen privacyverklaring.
• De Klant blijft verantwoordelijk voor haar dossierplicht en bewaartermijnen (onder meer de WGBO en de fiscale bewaarplicht).
• De Klant controleert de inhoud van haar facturen. ClinicBase controleert of de velden die zorgverzekeraars vragen zijn ingevuld, maar niet of codes, prijzen en btw-keuzes kloppen; een geweigerde vergoeding komt niet voor rekening van smartflux.
• De Klant gebruikt ClinicBase niet in strijd met de wet, en verstuurt via ClinicBase geen berichten die niet over afspraken of facturen gaan.

7. Gegevens

De gegevens die de Klant in ClinicBase bijhoudt, blijven van de Klant. Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt de verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van deze voorwaarden. Op verzoek, en bij het einde van de overeenkomst, levert smartflux een export van de gegevens.

8. Aansprakelijkheid

• smartflux is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming, tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden vóór de schade voor ClinicBase heeft betaald.
• smartflux is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde omzet, gemiste afspraken of een geweigerde vergoeding door een zorgverzekeraar.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van smartflux.

9. Duur en opzegging

• De Klant kan op elk moment stoppen met ClinicBase. Een betaald abonnement loopt tot het einde van de lopende periode.
• smartflux kan de overeenkomst opzeggen met drie maanden opzegtermijn, of direct bij ernstig misbruik of het uitblijven van betaling na herinnering.
• Na het einde kan de Klant haar gegevens nog dertig dagen exporteren of laten exporteren. Daarna verwijdert smartflux ze, tenzij iets anders is afgesproken of de wet bewaren verplicht.

10. Wijzigingen van deze voorwaarden

smartflux kondigt wijzigingen minstens dertig dagen van tevoren aan. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan zij opzeggen voordat de wijziging ingaat.

11. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten tussen smartflux en de Klant is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank in het arrondissement waar smartflux is gevestigd.