Aan de slag
Na het aanmaken van uw account kiest u de naam van uw praktijk en wat u doet (huidtherapie, injectables of anders). Daarna staat op de startpagina Maak je praktijk af.
- Inrichten met AI: een gesprek dat uw contactgegevens, openingstijden, behandelingen (van uw website, een prijslijst of een bestand), de regels voor online boeken en uw factuurgegevens met u doorloopt. U bevestigt elke stap voordat er iets wordt opgeslagen.
- Of Handmatig instellen: dezelfde stappen als lijst; elke stap wordt afgevinkt als hij klaar is.
- Bevestig uw e-mailadres (de link in uw mail, of Instellingen → Account). Zonder bevestiging gaan er geen e-mails naar cliënten en kan online boeken niet aan.
Overstappen van een ander systeem? Zie Overstappen.
Behandelingen, prijzen en prestatiecodes
- Ga naar Behandelingen en kies Behandeling toevoegen: naam, duur, prijs, kleur in de agenda en eventueel tijd voor voorbereiding en opruimen.
- Kies de soort: Medisch (vergoedbaar) is vrijgesteld van btw en komt met de prestatiecode op de factuur; Cosmetisch krijgt btw.
- Zet Online te boeken aan voor behandelingen die cliënten zelf mogen boeken.
Prestatiecodes (onder de behandelingen) zijn geen behandelingen om te boeken: u kiest ze op een factuurregel ("Declareren als") wanneer de behandeling vergoedbare zorg was. Huidtherapeuten kunnen de gangbare codes met één klik toevoegen. Een behandeling die u niet meer aanbiedt archiveert u; facturen en geschiedenis blijven kloppen.
Openingstijden en vrije dagen
- Instellingen → Openingstijden: per weekdag uw tijden, met een pauze als u die heeft.
- Vakantie of een vrije dag: Uitzondering toevoegen op dezelfde pagina.
Online boeken houdt zich er vanzelf aan: buiten uw tijden en op vrije dagen kan niemand online boeken. In de agenda zelf kunt u altijd plannen.
Online boeken aanzetten
- Instellingen → Online boeken. Kies het adres van uw boekingspagina (bijvoorbeeld clinicbase.nl/boek/uw-praktijk) en klik Online boeken aanzetten. Uw e-mailadres moet bevestigd zijn.
- Stel de regels in: hoe ver vooruit, hoeveel uur van tevoren, tot wanneer cliënten zelf verplaatsen of annuleren, en of nieuwe cliënten mogen boeken.
- Kies welke behandelingen online te boeken zijn (Behandelingen, "Online te boeken"), met een prijs.
De cliënt boekt zonder account, krijgt een bevestiging met een link om te verplaatsen of te annuleren, en de dag ervoor een herinnering als u dat aanzet. U ziet de boeking meteen in de agenda en bij de bel.
Boeken op uw eigen website
Onder Instellingen → Online boeken, bij Boeken op je eigen website:
- De link en een knop (alle abonnementen): plak de link of de knopcode op uw site; de knop opent uw boekingspagina.
- Boekknop over je website (Plus en Pro): één regel code, en rechtsonder komt een knop "Afspraak maken" die het boeken over uw site opent. Uw eigen knoppen kunnen het ook openen: geef ze
href="#afspraak".
- Boeken in een pagina van je website (Plus en Pro): het boeken staat zelf op uw pagina, zonder eigen kader, precies zo hoog als nodig.
Plak de code in een HTML- of codeblok (WordPress, Wix, Squarespace) of in de footer van uw site. Engelstalige site? Zet data-language="en" in de code.
De agenda
- Afspraak: kies de behandeling, de tijd en de cliënt (zoek de naam, of maak meteen een nieuwe cliënt aan).
- Verplaatsen: sleep de afspraak naar een andere tijd. U kiest of de cliënt daar een e-mail over krijgt.
- Tijd blokkeren voor administratie of iets privé: daar kan niemand online in boeken.
- Na de behandeling: zet de afspraak op afgerond of niet verschenen, en maak vanuit de afspraak de factuur.
Agenda → Wachtlijst: cliënten die eerder willen, met hun voorkeuren. Valt er een afspraak uit, dan ziet u wie past en kunt u de tijd per e-mail aanbieden; wie het eerst boekt, heeft hem.
Cliënten
- Cliënten → Cliënt toevoegen, of maak de cliënt aan bij het plannen van een afspraak.
- Voor een factuur aan de zorgverzekeraar: geboortedatum en zorgverzekeraar (en eventueel polisnummer en verwijzer). De bel waarschuwt als die ontbreken bij een medische afspraak deze week.
- De cliëntpagina heeft tabbladen: overzicht, afspraken, formulieren, facturen, notities en wijzigingen. Rode vlaggen uit formulieren staan bovenaan.
Cliënten → Terugkomen: wie volgens de terugkomtermijn van zijn behandeling weer aan de beurt is. Dossiers worden bewaard (WGBO, 20 jaar); een cliënt die stopt archiveert u. Vraagt een cliënt om vernietiging van het dossier, dan kan de eigenaar dat op de cliëntpagina doen; facturen blijven bewaard voor de Belastingdienst.
Formulieren: intake en toestemming
- Instellingen → Formulieren: kies een voorbeeld (o.a. naar de NVH-richtlijn) of maak een Nieuw formulier. Ja/nee-vragen kunnen een rode vlag zijn.
- Op de cliëntpagina, tabblad Formulieren: Formulier invullen in de praktijk, of Naar cliënt sturen: de cliënt krijgt een persoonlijke link en vult het thuis in.
- Ondertekenen gebeurt met de getypte naam en een vinkje. Een ingevuld formulier wordt nooit meer gewijzigd; opnieuw invullen maakt een nieuwe versie.
Facturen voor de zorgverzekeraar
- Eenmalig: Instellingen → Facturen: KvK-nummer, AGB-code van de praktijk, uw IBAN als cliënten per overschrijving betalen, en de opmaak (met voorbeeld).
- Open een afspraak en kies Factuur maken. Andere nog niet gefactureerde afspraken van dezelfde cliënt kunt u erbij zetten. Bij vergoedbare zorg kiest u per regel "Declareren als" met de prestatiecode.
- Kies hoe er betaald is (pin, contant, overboeking of nog niet), en of de pdf per e-mail naar de cliënt gaat.
Ontbreekt er iets wat de verzekeraar nodig heeft (geboortedatum, verzekeraar, AGB-code), dan zegt de app precies wat. Onder Facturen ziet u alles, met betaald en openstaand; Betaald met… zet een factuur op betaald, en Crediteren maakt een creditfactuur.
Een product verkopen
- Eenmalig (eigenaar): Behandelingen → Producten → Nieuw product, met prijs, btw en eventueel voorraad.
- Op de startpagina Verkoop, of op de cliëntpagina Product verkopen: kies de cliënt en de producten. Een afspraak is niet nodig.
Producten kunnen ook op de factuur van een behandeling. Getelde voorraad gaat bij elke factuur vanzelf omlaag.
Online betalen (Plus en Pro)
- Instellingen → Betalingen: koppel uw eigen Stripe-account (u vult daar uw bedrijfsgegevens en IBAN in). Het geld gaat rechtstreeks naar u; ClinicBase houdt niets in.
- Na Factuur maken verschijnt een QR-code: de cliënt scant hem aan de balie en betaalt met iDEAL of een kaart op de eigen telefoon.
- In de factuurmail staat een betaalknop en op de pdf een betaallink. Is er betaald, dan staat de factuur vanzelf op betaald.
E-mails aan cliënten
Bevestiging, verplaatst, geannuleerd, herinnering, terugkomen en factuur gaan vanzelf, vanaf het adres van uw boekingspagina; antwoorden komen bij u binnen. Onder Instellingen → E-mails past u per e-mail de tekst en de afsluiting aan (met voorbeeldteksten), ziet u een voorbeeld en stuurt u een test naar uzelf.
E-mails aan cliënten gaan pas weg als u uw eigen e-mailadres hebt bevestigd.
Medewerkers (Plus en Pro)
- Instellingen → Team → Medewerker uitnodigen met hun e-mailadres. Zij kiezen alleen nog een wachtwoord.
- Medewerkers doen het dagelijkse werk: agenda, cliënten, formulieren en facturen. Instellingen, prijzen, betalingen, het abonnement en de omzet blijven bij de eigenaar.
€ 9 per medewerker per maand op Plus, € 12 op Pro; uzelf telt niet mee.
Overstappen van een ander systeem
- Exporteer uit uw huidige systeem (bijvoorbeeld Salonized) de behandelingen, cliënten en afspraken, als Excel- of CSV-bestand.
- Instellingen → Overstappen: laad ze in die volgorde. De kolommen worden herkend; waar dat niet lukt, helpt de AI, die alleen de kolomnamen en gemaskeerde voorbeelden ziet.
- U ziet vooraf wat er wordt toegevoegd. Bestaande cliënten worden herkend aan e-mail, telefoon of naam.
Laat uw oude systeem nog even open voor de geschiedenis. Hulp bij het overstappen? Stel uw vraag via het vraagteken in de app.
Abonnement: Gratis, Plus en Pro
Gratis: agenda, online boeken, e-mails, cliënten, formulieren en facturen voor de zorgverzekeraar. Plus (€ 12 per maand): ook online betalen, medewerkers en boeken op uw eigen website. Pro (€ 29 per maand): ook Receptie, de AI-assistent. Prijzen excl. btw; per jaar krijgt u twee maanden gratis.
Kiezen, wisselen of opzeggen: Instellingen → Abonnement. Opzeggen gaat in aan het eind van de betaalde periode; uw gegevens blijven.
Inloggen en veiligheid
- Wachtwoord vergeten? staat op de inlogpagina; u krijgt een link om een nieuw wachtwoord te kiezen.
- Instellingen → Account → Inloggen in twee stappen: met een app als Google Authenticator. Aangeraden: u werkt met gezondheidsgegevens.
- Ingelogd blijven houdt u 12 uur ingelogd op dat apparaat; anders logt ClinicBase na 30 minuten zonder gebruik uit.
Hoe wij uw gegevens beschermen: Veiligheid en AVG.
Komt u er niet uit?
In de app staat rechtsboven het vraagteken. Daar zoekt u in deze handleiding, stelt u een vraag aan de AI, of stuurt u uw vraag naar ons: dan antwoordt een mens per e-mail, meestal binnen een werkdag. Zet geen gegevens van cliënten in uw vraag.
Nog geen account? Mail info@clinicbase.nl of gebruik het contactformulier.